第一章总则

第一条为贯彻执落实中共塔城地委办公室、行政公署办公室印发的《塔城地区国有企业退休人员社会化管理工作方案的通知>>(塔地党办字[2020] 8号)文件精神，更好推进塔城地区国有企业退休人员社会化管理工作，确保退休人员人事档案的完整、系统、安全地移交属地实行集中统一管理，根据《中华人民共和国档案法》 、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《干部人事档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》等相关规定，结合我区实际，制定本细则。

第二条 各国有企业单位在移交退休人员人事档案前开展档案规范化整理和数字化工作，以及各县（市）党委政府指定单位接收国有企业退休人员人事档案工作，适用本细则。

第三条本细则所称国有企业退休人员人事档案，是指已办理退休手续的国有企业职工由组织人事（人力资源）等有关部门 在职工招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中承办或形成的，反映职工政治思想、学习工作经历、专业技术水平、工作实绩、工作变动、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录。

第四条 国有企业退休人员人事档案的规范化整理和数字化工作，由各国有企业组织人事（人力资源）职能部门牵头负责实施，企业档案部门配合完成。

第五条各国有企业开展退休人员人事档案规范化整理和数字化工作，必须保守党和国家秘密，防止泄露人事档案信息，确保人事档案和数字化副本安全。档案移交后，退休人员人事档案保管管理部门应按有关规定，做好档案提供利用工作，并实现档案服务信息化、便捷化。

第二章档案整理。

第六条 档案的整理原则。退休人员人事档案整理工作应做到“分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”，通过整理使每卷档案达到准确完整。退休人员人事档案整理过程中，不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添或伪造档案;不得擅自处理或销毁档案。

第七条 人事档案的分类。企业退休人员人事档案应根据其内容特征分十大类。

一类、履历材料。 履历表和属于履历性质的材料。

二类、自传材料。自传和属于自传性质的材料。

三类、考察、考、核鉴定类材料。

四类、学历学位、职称、学术、培训等材料。4-1学历学位材料、4-2职业（任职）资格材料、4-3反映科研学术水平的材料、4-4培训材料。

五类、政审材料。

六类、党团组织建设工作中形成的材料。

七类、奖励材料。

八类、处分材料。

九类、工资、任免、出国、会议等材料。9-1工资材料、9-2招录、任免等材料、9-3出国材料、9-4会议代表材料。

十类、其他材料。

第八条退休人员人事档案中必须具备的材料：

(一)职工录用通知单

(二)《企业职工退休审批表》

(三)《基本养老保险视同缴费年限审查认定表》

(四)《职工基本养老待遇审核表》

(五)因病或因公致残提前退休（职）人员的《职工劳动能力鉴定表》

(六)《企业退休人员基本信息确认表》

第九条 人事档案的排序与编号。将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并编写类号、顺序号，以及页码。档案材料排序后，用铅笔在每份材料首页的右上角编写类号和顺序号，如第一类的第一份材料写作“1-1”、第一类的第二份材料写作“1-2”，第九类第二项第四份材料写作“9-2-4”。在每份材料有图文页面的正面右下角，背面左下角逐页编写页码。凡有图文的页面，每面作为一页，有封面的材料从封面开始编写。

编制档号，包括全宗-退休年度-案卷流水号。全宗号，由最终接收退休人员人事档案的国家综合档案馆给定。一个企业给一个全宗号。退休年度，办理退休完成审批的年度，由全位阿拉伯数字表示。 案卷号，年度混年大流水顺序号，由3位阿拉伯数字表示，不足3位用“00” 补齐。如：D001-2020-0120

第十条 人事档案的编目。每卷人事档案应当编制详细的档案目录，档案目录应当与档案材料一一对应。档案材料目录一般打印形成，内容包括序号、材料名称、材料形成时间、页数和各注。

1、档案材料目录按照类别顺序逐份逐项进行填写，做到目录清楚，填写准确。每类（每项）目录后，留出适量空格，补充档案材料使用。人事档案目录不能粘贴涂改 ，如过去人事档案目录是手工填写的，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩 笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写;如果填写错误须重新抄写，以保证人事档案目录上没有粘贴涂改。（见附件1）

2、序号填写材料类号和顺序号。材料类号使用汉字“一”至“十”标注，顺序号使用阿拉伯数字标注（有二级分类的，如第四类第一项填写为“4-1”）。每类每项目录上的类号、顺序号与档案上的类号、顺序号相一致。

3、材料名称。根据材料标题及内容填写。材料没有标题或标题不规范的应当拟定标题，自拟题名应外加[]。

4、材料形成时间，一般采用材料落款标明的最后时间，要写年、月、日。复制的档案材料，采用原件形成时间。

5、页数。填写每份材料的总页数，页码使用阿拉伯数字标注。凡有图文的页面，每面计为一页，有封面的材料从封面开始计算，A3页面材料为一个整体版面的计为一页。

6、备注填写需要说明的情况。补办的档案材料，要注明“补办”；复印的档案材料要注明“复印件”。

7、填写案卷目录一式三份。（见附件4）

8、案卷目录封面。（见附件5）

9、填写移交目录一式两份。

10、移交目录封面。（见附件6）

第十一条 技术加工。

1、幅面过大的档案材料应进行折叠。折叠从材料的左下边对齐 ，不得损坏文字方便展开阅读。档案材料 一般不得剪裁，确需剪裁的，要确保不影响材料完整，不损伤文 字、印章、图形等内容。

2、幅面过小影响装订的材料可以进行托裱，修被托纸与原载体粘结牢实，不得影响材料翻阅查看。裱糊要使用韧性好的A4型白色衬纸，胶棒和胶水要能防虫蚊、防腐蚀。被糊后的档案 材料要应平凉干，不得在阳光下暴牺或高温烫烤。修裱件应舒展平整，无皱纹，不起泡，拼对裂缝应准确无误，不变形走祥、不损坏原载体和字迹。 装订边过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边，确保打眼装订不压字或损伤材料。

3、档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品应予拆除，防止氧化锈毁材料。

4、每份材料整理时必须保证各自独立，严禁将多份(页)材料以缝纫、被糊等形式粘连在一起，也不允许将单份材料人为拆分。

第十二条 人事档案的装订。

1、目录放在卷首，材料排列烦序与自录相符;卷面整齐、 装订牢固结实，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件材料，整洁平实，方便阅读。

2、档案材料一律正装，横写的材料名称在上，竖写的材料名称在右 。

3、人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297×210mm）。材料左边留有25mm的装订边。A4纸型的人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打三孔装订，中间孔距上（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm。档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔盒裱糊。人事档案材料转递单统一采用国际A4纸型。（A4纸型档案材料打孔样式见附件2）

4、统一装具标准，退休人员人事档案盒参照干部档案盒执行。人事档案盒规格按照A4纸型相应调整，分为310×225×25mm、310×225×35mm、310×225×45mm三种。卷盒设3个装订立柱，装订立柱中心距左边内沿15mm，下装订立柱订立柱距卷盒底边54mm，中间装订立柱距上、下装订立柱（从装订立柱中心算起）83mm，装订立柱直径为4mm。卷盒背脊标签规格相应调整为310×22mm、310×32mm、310×42mm三种。

5、档案卷盒背脊应附标签，作出明确标注，便于检索。档案盒测脊填写档号、姓名。（见附件7）

6、纸张破损或字迹材料不符合要求（字迹褪色、模糊不清）的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制复制件附在原件后，与原件作为一份材料。

7、人事档案尽量减少分卷。如果材料过多，应该分成两卷装订。分卷装订时，必须保证同一类材料分在同一卷中。

第三章档案数字化

第十三条 国有企业退休人员纸质人事档案数字化是指采用扫描仪等设备对纸质人事档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质人事档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。 数字化主要的环节包括:人事档案出库、数字化前处理、 目录数据库建立、人事档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。 档案数字化工作按照《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)执行。

第四章档案业务指导与移交

第十四条 国有企业应主动、自觉接受属地档案行政管理部门的监督、指导，并与各县（市）党委政府指定单位做好移交衔接工作。完成退休人员人事档案纸质规范整理和数字化工作的国有企业统一向各县（市）党委政府指定的保管单位移交。交接双方办理移交手续、移交清册由双方永久保管。

第五章附则

第十五条 本实施细则由塔城地区档案局负责解释。

第十六条 本实施细则自颁布之日起执行。